9 pasos a seguir para mejorar la eficiencia de tu empresa

Publicado el 05-09-2018

Un buen salario no te garantiza que tus empleados sean lo suficientemente productivos para mantener la eficiencia en tu empresa. Entonces, ¿qué debemos hacer? 

Nuestro invitado de hoy, te dará los pasos esenciales a seguir más unos consejos infalibles para mejorar la eficiencia de tu empresa.

 

Para nadie es un secreto que en muchas empresas se pierde una gran cantidad de horas de trabajo eficiente todos los días. No siempre es obvio, sin embargo, las causas de la baja productividad puede ser debida a los empleados, entre otras causas.

No debemos olvidar que el trabajo es un proceso y como tal, requiere de control. En consecuencia, para que el trabajo en la empresa sea productivo, es fundamental crear pautas adecuadas durante el horario laboral.

Por eso, quiero compartir algunos pasos y consejos para que puedas mejorar la eficiencia en tu empresa, haciendo que los empleados sean más productivos y se mantengan siempre motivados.

 

9 pasos para mejorar la eficiencia de tu empresa

 

1. Lo primero es establecer y rastrear objetivos alcanzables

Comienza por dar un paso atrás y pensar exactamente que es lo que necesitas mejorar y como pueden ayudarte tus empleados. Es decir, debes definir y establecer objetivos claros, además de tener en cuenta la capacidad de tus trabajadores para llevarlos a cabo; al mismo tiempo, no olvides que deben ser objetivos alcanzables.

Si asignas un gran proyecto a tu equipo de trabajo, incluso con un plazo razonable, podría ser algo abrumador.

Lo ideal es dividir los grandes proyectos en interacciones más pequeñas ya que de esta manera el proceso es más claro, manteniendo con ello motivados a los empleados a medida que se avanza hacia el producto final.

 

2. Define los roles y las tareas

Lo que sigue ahora, es reunirse con los principales miembros de tu equipo uno a uno para comunicar las prioridades, así como las expectativas de sus roles.

Comienza por describirles las dos o tres tareas prioritarias o más importantes en las que deseas que se enfoquen. A continuación, calcula el tiempo que estimas tus empleados dedicarán a esas tareas.

En el proceso ayúdalos a comprender el nivel de calidad que esperas y después asegúrate de explicar con claridad el resultado que intentas conseguir.

Finalmente, hazte a un lado y permite que tus empleados tengan la libertad de trabajar de la mejor manera posible.

 

 

3. No permitas que las reuniones arruinen la productividad de tu empresa

Si bien es cierto que las reuniones de trabajo tienen mala reputación en términos de rendimiento, es un hecho que son necesarias para compartir información y para la toma de decisiones.

La clave aquí, es mejorar la forma en que diriges las reuniones, asegurándote de que participen sólo las personas que necesiten participar.

Debes crear una agenda orientada a los objetivos de la empresa y resumir cada reunión con resoluciones claras. De esta manera, la cantidad de reuniones excesivas disminuirá de forma gradual.

 

4. Dar y recibir comentarios

Dentro de la empresa es fundamental que desarrolles una cultura de confianza con tu equipo de trabajo que proporcione una retroalimentación constructiva y significativa de forma regular.

Puedes por ejemplo, preguntar a tus empleados acerca de los desafíos a los que se enfrentan y cómo puedes ayudarlos a dividir su tiempo de una manera más efectiva, incluso si es que necesitan más recursos.

Hay algunas preguntas que te ayudarán con este proceso de retroalimentación, incluyendo:

• ¿Siguen siendo relevantes los objetivos establecidos?
• ¿La carga de trabajo es alcanzable y manejable?
• ¿Existe algún progreso en el trabajo?, de ser así, ¿por qué?

 

5. Mejora la productividad con una comunicación efectiva

Una de las mejores formas de mejorar la eficiencia en la empresa es aplicar el método Kaizen y tener un solo sistema de comunicación.

El sistema de comunicación perfecto para tu empresa es una herramienta de mensajería.

Hay una gran cantidad de opciones disponibles y cada equipo puede encontrar la mejor solución de acuerdo a sus necesidades.

Lo ideal, es que sea una herramienta que te permita tener un entorno donde puedas crear tu propio entorno de trabajo única y productivo.

Será un entorno exclusivo de tu equipo de trabajo en el que no se distraerán chateando con familiares o amigos.

 

 

6. Valorar y apreciar el buen trabajo realizado

Esta es una de las mejores formas de mantener motivados y productivos a tus empleados.

Aunque a veces puede ser complicado, estar atento al esfuerzo, crecimiento y producción de tus empleados te permitirá otorgarles el reconocimiento adecuado.

Ten en cuenta que muchos empleados se encuentran atrapados en sus propios mundos, lo que significa que no se darán mutuamente el reconocimiento que merecen.

Por lo tanto, el que seas uno de los que valoran y aprecia el buen trabajo que realizan, puede mantener altos sus niveles de motivación.

 

7. Empodera a tus empleados con la mejor tecnología

A veces no nos damos cuenta, pero con frecuencia las personas pasan horas en tareas que pueden automatizarse o acelerarse con la tecnología adecuada.

La mayoría de las veces, en realidad es más económico pagar por cosas como la automatización del calendario, que programar reuniones de forma manual. Con esto quiero decir, que hay soluciones tecnológicas para muchas cosas que quizás ni siquiera sabías que existían.

Por lo tanto, es conveniente echar un vistazo a las tareas que los empleados están desempeñando, especialmente aquellas que son monótonas y que les molestan.

Al dedicar tiempo para encontrar soluciones tecnológicas que puedan automatizar o acelerar esas tareas, no únicamente hará que tus empleados sean más productivos, sino también más felices.

Recuerda que un trabajo bien realizado tiene un efecto directo en la calidad del producto o servició que se presta y por ende en el progreso y rentabilidad de nuestro negocio.

 

8. Fomenta entre tus empleados la idea de asumir riesgos

Los empleados se enfrentan todos los días a una toma de decisiones respecto si intentar algo más ambicioso que la norma establecida.

La realidad es, que cuando fomentas la idea de asumir riesgos, no únicamente haces que tus empleados sean más seguros y autónomos, sino que también generarás más producción dentro de una cultura de innovación.

 

9. Dale a tus empleados libertad y autonomía

Si tus empleados sienten que deben hacer su trabajo de una forma particular, utilizando ciertas herramientas de oficina y sin poder ser ellos mismos, no hay duda que será menos feliz y productivo.

Por lo tanto, es importante que sostengas conversaciones honestas respecto al tipo de trabajo que desean realizar.

También es recomendable alentarlos a tomar una meta o idea y seguir adelante, incluso dejar que cambien su trabajo entorno al estilo de vida que desean.

Esto puede crear más eficiencia en la oficina, alentando a los empleados a trabajar más duro en algo que realmente disfrutan.

 

 

Las mejores formas de mantener motivados y productivos a tus empleados

Por supuesto que uno de los más grandes desafíos que cualquier empresa puede enfrentar es mantener a los empleados felices y productivos en el lugar de trabajo.

Cuando un empleado es feliz y se siente motivado, no sólo permanece más tiempo en el trabajo, sino que además también se muestra más comprometido y genuinamente interesado en hacer lo que es bueno para la empresa.

De hecho, un estudio de la Universidad de Warwick, en Inglaterra, reveló que los empleados felices y motivados, tienden a ser un 12% más eficiente en comparación con los empleados que no son felices y no están motivados.

Pero entonces, ¿cómo mantener motivados a los empleados para que sean más productivos en el trabajo?

Muy sencillo, debes entender que la felicidad y la productividad de los empleados, son el resultado de darles libertad y responsabilidad.

En base a esto, a continuación te compartiré algunos consejos simples para hacer que tus empleados permanezcan satisfechos en el trabajo y al mismo tiempo mejoren su productividad.

 

Tienes que ser flexible

En muchas empresas se tiene la idea equivocada de que un alto sueldo es la mejor manera de motivar a los empleados a largo plazo.

La realidad es que en el mundo actual, donde las agendas se extienden como un elástico y las reglas nos limitan a todos desde todos los ángulos, darles a los empleados la posibilidad de escoger cómo y dónde trabajan, es sin duda un cambio bienvenido.

Ser flexible con los empleados puede significar Teletrabajo, permitirles escoger su escritorio de oficina o trabajar desde su propio dispositivo.

Además de darles esa libertad que necesitan, también haces sentir a tus empleados que son más que sólo un número en la nómina.

Establece los objetivos y deja que tus empleados hagan el resto

Las empresas han entendido que flotar sobre los hombros de los empleados puede ser algo sofocante, en lugar de algo positivo.

A pesar de ello, hay muchas empresas que son reacias a ceder el control y no entienden que todo ello es perjudicial para sus metas. Sin embargo, si lo vemos desde una perspectiva comercial, lo que en realidad importa es que el trabajo se realice a tiempo, y no la cantidad de jotas que un empleado invierte.

Adicionalmente, al tratar a los empleados como adultos, el resultado que se obtiene es que se incrementa su confianza, además de que muestran un mayor compromiso con la empresa, que al final son dos de los aspectos más difíciles de conseguir.

Una herramienta importante para mejorar la productividad entre los empleados es el método Kaizen.

 

 

Tratar a los empleados como iguales

Tener gerentes en las empresas que sean accesibles, también es algo fundamental para hacer que los empleados se sientan mucho más cómodos en el trabajo.

Cuando tratas a tus empleados como iguales y no como tus secuaces personales, te ganarás su corazón y su lealtad.

Entonces tus empleados tendrán más probabilidades de comprometerse con un jefe que los percibe como su compañero y por lo tanto, estarán más dispuestos a hacer sacrificios por el bien de la compañía.

 

Fomentar la auto-realización

Hay algo muy importante en la motivación y productividad de los empleados dentro de la empresa que muchas veces se pasa por alto.

Cada vez más los trabajadores de todas las edades, no únicamente los millenials, que sienten la necesidad de tener un propósito en sus trabajos.

Esto significa que desean tener una dirección clara y perfectamente establecida de lo que se supone deben hacer en la empresa, y al mismo tiempo sentir que el trabajo que realiza es significativo.

En consecuencia, si deseas tener empleados más productivos en tu empresa, entonces debes alentarlos a que aporten sus propias ideas y que tengan un grado de libertad para escoger los proyectos en los que trabajarán.

Si involucras a tus empleados en el proceso de la toma de decisiones, garantizarás su apoyo para los objetivos de la empresa.

 

Dales tiempo para divertirse

Mantener la vista puesta en las metas de la empresa y limitar todos los esfuerzos de trabajo para conseguirlas en el menor tiempo posible, puede hacer que tus empleados ciertamente sean más eficientes, pero no significa que los mantendrás felices y motivados por mucho tiempo.

No debes olvidar que es bueno divertirse en el trabajo y que siempre es recomendable promover actividades que unan a las personas e impulsan la moral del equipo.

A cambio de perder unos minutos, conseguirás que tus empleados formen equipos de trabajo más sólidos y unidos, sintiendo que lo que hacen todos los días también puede ser algo divertido. 

 

 

Asegúrate de premiar sus esfuerzos de forma justa

Algo que es esencial para mantener motivados a los empleados es darles el reconocimiento por el trabajo propio. Pero igualmente importante, es hacer que tus empleados sientan que están recibiendo una compensación justa por el trabajo que llevan a cabo.

Los gerentes de empresa que dan tarjetas de regalos a los empleados por mayor rendimiento, los llevan a almorzar o traen el desayuno para todos, sin duda que tienen muchas más probabilidades de ganarse su lealtad, ya que, bueno, todo mundo ama los regalos.

 

El vínculo emocional

Algo clave en todo esto que debes entender es que si existe una mezcla saludable entre todos los aspectos que te acabamos de mencionar, tus empleados sencillamente se volverán más leales y apegados a la empresa para la que trabajan.

Al mismo tiempo también incrementarán su productividad ya que se sentirán valorados e importantes, incluso será más fácil para ellos compartir su experiencia positiva con sus compañeros.

Por lo tanto, mantener a los empleados felices y genuinamente interesados en la empresa, es una manera infalible de impulsar la productividad.

Entonces, debes asegurarte de atender las necesidades y los deseos de los empleados, así como proporcionarles un entorno de trabajo saludable que les permite maximizar su desempeño en su área de trabajo.

Considerando lo anterior, los empleados que son felices, también deben ser empleados responsables que proporcionan el trabajo que se requiere de ellos. Cuando se hace esto, tanto los gerentes como los empleados, forman un equipo de trabajo altamente eficaz que consigue los objetivos de la empresa sin mayor complicación.

 

 

 

Para reflexionar

Al final, la productividad no se trata sólo de enfocarse en una competencia notable. Tampoco se trata de administrar perfectamente cada minuto del día.

La productividad en la empresa es un proceso complejo que involucra múltiples disciplinas corporativas, sin embargo, al tener en cuenta los consejos anteriores, se puede mejorar la eficiencia de la empresa.

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Descripción del autor: Matías Riquelme. Ingeniero Civil Industrial y blogger de tiempo completo. Editor de Web y Empresas. Comparto mis experiencias y conocimientos en temas como administración de empresas, planificación estratégica, big data y marketing.