9 pasos para mejorar tu productividad sin trabajar más horas

Publicado el 05-10-2016

Hoy te presento un artículo invitado de Adrián Mas, emprendedor y fundador de su propia startup, y que sabe bien lo difícil que puede ser iniciar un negocio y trabajar desde casa si la organización del tiempo no es la adecuada.

En este post te descubrirá sus secretos para mejorar tu productividad y las herramientas que él utiliza a diario para controlar sus tareas. ¡No te lo pierdas!

 

Emprender ilusiona y necesita mucho tiempo pero precisas tener una vida más allá de tu proyecto. Por eso es esencial mejorar tu productividad personal mientras trabajas.

En la ardua tarea de ser emprendedor hay que saber establecer unos límites entre el ámbito laboral y el personal.

Si te pasas 20 horas al día pensando en tu idea de negocio y desarrollando actividades para tu startup, corres el riesgo de quemarte y de poner barreras en tus relaciones personales.

Por eso es muy interesante tener unas nociones básicas de productividad en el trabajo.

Tanto si eres emprendedores y tienes tu propio negocio, como si trabajas para otro, mejorar la productividad es básico para ser más efectivos y en consecuencia, más felices.

 

¿Por qué es importante mejorar tu productividad?

Además de ganar en eficacia dentro del ámbito laboral, esto se verá repercutido en tu tiempo libre y en definitiva, en tener una vida más plácida.

Todos estamos de acuerdo en que el tiempo libre es aquello que más añoramos en el día a día, y por eso amas los fines de semana.

¿No te gustaría tener una jornada laboral de 6 horas o trabajar cuatro días a la semana? Pues es realmente posible, en muchos casos sólo es cuestión de organización y de mejorar tu productividad. Y por eso es importante que conozcas este método: el kaizen.

Es importante mejorar la productividad en el trabajo porque:

• Eres más feliz y te sientes más realizado
• Tienes más tiempo libre para dedicar a tu familia, amigos y hobbies
• Puedes dormir más horas, ergo estás más fresco física y mentalmente
• Estarás enfocado en tareas concretas de tu startup (o tu trabajo)

 

9 pasos para mejorar tu productividad

He trabajo durante casi tres años de manera autónoma, he gestionado varios proyectos a la vez y he tenido que mejorar mi productividad a base de golpes.

En el colegio no enseñan nada al respecto de ser productivo, más que unas dudosas y generales técnicas de estudios.

Seguro que tú tienes tus propios métodos para ser eficiente en el trabajo o en el estudio pero nunca se sabe suficiente al respecto, siempre se puede mejorar.

 

1. Vigila tus picos de trabajo

Durante este tiempo siendo freelance he descubierto cuáles son mis picos de trabajo. Es algo que ya sabía desde la universidad, yo era de esos que estudiaba por las noches en la biblioteca.

Con el tiempo he aprendido que no soy capaz de trabajar más de hora y media seguida a pleno rendimiento, mi límite está ahí.

Y también he descubierto que mis horas del día donde más productivo soy es entre las 10 y las 12; las 16:30 y las 18:30 y desde las 22 hasta las 00.

Esos son mis picos de trabajo. Si te fijas bien son 6 horas en las que mi mente trabaja a pleno rendimiento en todo aquello que necesite de concentración.

Esto no quiere decir que durante el resto de horas no trabaje, si no que empleo esas franjas para tareas menos exigentes como contestar emails, investigar en redes sociales o hacer llamadas.

Por lo tanto, conocerte a ti mismo es el primer paso para mejorar tu productividad en el trabajo.

 

 

2. Cuida tu entorno de trabajo

Una vez conoces en qué momentos del día eres más efectivo tienes que centrar el foco en tu entorno de trabajo.

Si tienes una startup es posible que trabajes desde casa, en un garaje, en un despacho… Lo importante es que tu lugar de trabajo te inspire concentración, que no tenga muchas distracciones.

Yo, por ejemplo, he trabajo en casa durante mucho tiempo, en una redacción de periódico, en un despacho y en un centro coworking.

En todos ellos he tenido que adaptar mis acciones para mejorar mi productividad.

Cuando trabajo en casa utilizo un escritorio para el trabajo y otro para el ocio. De esta manera, mi mente separa bien qué es trabajo y qué es ocio.

Para mí es importante, cuando compartes lugar de trabajo, crearte tu propio espacio donde estés confortable, en el que tengas tus cosas a mano. Esto implica ser organizado y ordenado, tener habilidad para guardar en un par de cajones o en la misma mesa tus cosas y saber donde están.

Además, debes adaptar tu oficina a la vida. Una de las situaciones que más me han ayudado a mejorar la productividad en el trabajo es salir de la rutina habitual en ciertas tareas.

Hay muchas labores de tu día a día que haces en el escritorio y que no requieren una gran concentración. Esto hace que estés muchas horas en el mismo espacio y que pierdas la frescura mental.

Estar muchas horas en un mismo lugar cansa, por eso es importante hacer de la calle tu despacho o tu sala de reuniones.

 

 

Si tienes alguna reunión con un cliente esta semana, proponle reunirte en un café o incluso en un parque y dar un paseo mientras. Por supuesto, todo depende del tipo de reunión, de tu trabajo y de qué se vaya a decidir ahí.

A todos nos aburren las reuniones de 2 horas en una sala con el aire acondicionado a tope.

Otro punto interesante es proponerte cuánto quieres trabajar al día o a la semana.

Está claro que si trabajas en una empresa y tienes un horario estipulado, pues no hay otro remedio. Aunque puedes intentar proponerle al jefe algunos cambios…

Si durante un tiempo terminas tu trabajo con antelación gracias a mejorar tu productividad, muéstrale los resultados y quizá tengas alguna oportunidad.

Pero si trabajas para tu propio negocio, eres autónomo o estás creando una startup, márcate un objetivo.

 

3. Haz sólo una tarea importante al día

Cada lunes puedes organizarte la semana en cinco tareas esenciales y otras tantas secundarias. Cuando acabes la principal, comienza con las otras.

Esto lo he empezado a utilizar hace unas pocas semanas y me está funcionando bastante bien.

Primero realizo mis tareas gordas de cada día de la semana. No es inamovible pero intento seguirlo. Luego están las tareas secundarias que van surgiendo, que tengo que hacer diariamente o de manera esporádica.

Intenta no perder tiempo en visitar las redes sociales de tu negocio a ver cómo van, contestar o leer mails durante todo el día…

Para mejorar la productividad personal debes enfocar tus objetivos y no emplear más tiempo del necesario en tareas que no son imprescindibles.

 

 

4. Crea reuniones efectivas

¡Ya basta de reuniones innecesarias o prescindibles! Gracias al avance vivimos en una época en que muchos temas pueden solucionarse por teléfono, por videollamada, por Whatsapp o por SMS.

¡Podemos tener clientes de cualquier parte del mundo y nunca reunirnos con ellos de manera presencial!

¿Por qué en tu empresa hay reuniones diarias, semanales o mensuales para tratar temas que podrían solucionarse a distancia?

Estas reuniones te hacen perder tiempo y por tanto afectan a tu productividad. Si eres emprendedor y tienes tu propio negocio, intenta reducir tus reuniones al máximo.

Un meeting presencial te hace perder el foco en el momento de prepararlo, minutos antes de que sea (porque ya estás pensando en él), en los corrillos previos y posteriores.

Y al volver a tus tareas necesitas unos minutos para recuperar la concentración. Todo esto sin contar que tengamos que desplazarnos.

En definitiva, las reuniones presenciales te hacen perder mucho tiempo, organiza las imprescindibles y que sean rápidas y efectivas, nada de andarse por las ramas.

Las nuevas tecnologías nos permiten tener reuniones desde cualquier lugar y esto nos permite no gastar el coche para desplazarnos y contaminar menos, por ejemplo.

 

5. Mide tu tiempo con Toggl

Esta herramienta sirve para controlar el tiempo que empleas en cada una de tus tareas. De manera manual, ya sea desde un ordenador o un smartphone, puedes llevar un registro del tiempo que empleas en todo lo que haces.

Al final de cada semana se genera automáticamente un informe en el que puedes ver de manera global en qué has invertido tu tiempo.

Esto es útil para saber si estas enfocando bien tus labores y si se cumplen los objetivos.

Puede que encuentres que has empleado 50 minutos en tareas innecesarias que no han reportado nada a tu negocio o tu trabajo. Pues mira, 50 minutos que la próxima semana emplearás en ser más productivo.

 

6. Utiliza una agenda para organizarte

Siempre he sido de agenda de papel y boli, pero últimamente me he aficionado a Google Calendar para tener una visión más general de mis tareas.

Me divido por colores las actividades que tengo que hacer cada día y de un rápido vistazo sé que mi tarea importante del día es esta o aquella.

Por supuesto se pueden hacer calendarios comunes y que otras personas modifiquen o vean qué tienes que hacer durante la semana.

Si tienes una startup es muy interesante crear un calendario global para que tus socios y/o empleados tengan claros los objetivos o tareas de la jornada.

Pese a todas las nuevas tecnologías considero imprescindible una agenda a la antigua usanza, de las de papel y bolígrafo.

En ella apunto mis tareas semanales en una especie de lista por días. Me ayuda a organizarme diariamente y a cumplir con mis labores.

 

 

7. Practica tu deporte favorito

Hago deporte desde que tengo uso de razón. Juego a fútbol federado, algo que me ha enseñado a ser disciplinado y responsable, a trabajar en equipo y a compartir momentos con muchas personas.

Durante tres días entre semana de 20 a 22 horas tengo entrenamiento y los fines de semana partido. Es sagrado. Nunca fallo.

El trabajo por hacer nunca ha sido una excusa para ausentarme. ¿Por qué? Porque el deporte me ayuda a liberar tensiones, a desconectar del trabajo y a ver los problemas que puedan surgir de otra manera.

Hay días que a las 19:30 termino saturado porque un cliente se pone exquisito, porque no encuentro inspiración para un post o porque no funciona un plugin de WordPress.

Pero en el momento que me voy a entrenar, todo esto se me olvida. Y cuando regreso veo las cosas de otra manera.

El fútbol no lo es todo. También me encanta hacer running, salir en bicicleta, jugar a pádel con mis amigos, ir al gimnasio o algún deporte de playa en verano.

Así que, no sobrepongas el trabajo al deporte. El deporte te ayudará a resetear tu mente y volverás mucho más productivo a tus tareas.

 

 

8. Despeja tu mente viendo series

En los últimos dos años me he convertido en un devorador de series. Antes me gustaba más el cine, pero ahora todo ha cambiado.

La época dorada de las series me ha enganchado por completo. Me encantan las series policíacas, las de comedia, las dramáticas. Americanas, británicas o francesas.

Las series me ayudan a ser productivo porque suponen un soplo de aire fresco en mi cerebro. Son 40 minutos de capítulo en los que no pienso en otra cosa.

Libero la mente y regreso al trabajo con nuevas ideas.

Aquí puedes ver mis series favoritas en este tablero de Pinterest. ¡Si quieres que te recomiende alguna en especial, no dudes en dejar un comentario o mandarme un email!

 

9. Relájate escuchando música

Dale música a tu cerebro. Tú conoces mejor que nadie qué música necesitas en cada momento. Si tienes que recuperar las ganas de trabajar, dale caña.

Abre Youtube o Spotify y ponte ese grupo que tanto te gusta, baila y canta un rato, libera tensiones y olvídate de todo por un rato.

Cuando vuelvas a sentarte en la silla tendrás otro espíritu, estarás mucho más fresco y tu productividad irá en aumento.

 

 

Mejorar la productividad requiere un aprendizaje propio, de conocerte a ti mismo y saber cuáles son tus picos de trabajo. Es importante que te fijes un objetivo diario y que lo cumplas.

Acuérdate de tener ratos de ocio y de desconectar, de que no todo es trabajar y de que necesitas hacer actividades diferentes.

No por trabajar 8 horas seguidas vas a hacer más cosas. Quizá es mejor trabajar cinco horas repartidas a lo largo del día, con descansos, que estar las 8 delante de la pantalla.

 

Me llamo Adrián Mas y soy el creador de Marketing Startup. A los 22 años fundé mi primera startup y aquí sigo, luchando contra viento y marea. Quiero transmitirte todo lo que sé y ayudarte a lanzar tu proyecto, mejorarlo y hacerlo eficiente.