7 técnicas que utilizo para gestionar mejor tu tiempo

Publicado el 23-12-2015

A veces me parece que mi tiempo vuela. Tengo que gestionar mis negocios, acudir a reuniones de trabajo, aconsejar a mis alumnos con sus emprendimientos, y escribir para Gananci y contestar a las dudas que tienen los lectores.

Hay días que son una locura porque me faltan horas del día. Y estoy seguro que a ti te pasa lo mismo.

Todos buscamos un balance entre nuestra vida personal y nuestros trabajos, pero a menudo la gestiónn del tiempo que hacemos no es suficiente para terminar todas nuestras tareas.

Sabemos que hay personas que consiguen hacer muchas más cosas en un día que nosotros (y que lo logran sin poderes mágicos).

¿Cómo puedes tú llegar a manejar tu tiempo igual que ellos?

En este post voy a compartirte las 7 técnicas secretas que uso para gestionar mejor mi tiempo y que a ti te ayudarán a controlar mejor cómo pasas los minutos de cada día.

 

7 técnicas secretas para gestionar mejor tu tiempo

 

1. Haz un registro de tu tiempo

La primera pregunta que debes hacerte es ¿en qué se me va mi tiempo? No a donde tú crees que se va, sino a donde realmente se pierde tu tiempo más valioso.

Aquí no quiero que te acomodes en tu silla y te pongas a pensar qué has hecho en el día.

Quiero que escribas en un papel lo que haces a cada hora durante una semana, incluso el fin de semana. Ya, ya sé que estás pensando que es aburrido. Pero funciona.

No puedes confiar en tu cabeza para gestionar tu tiempo, debes anotarlo.

 

 

Además hacer esto tiene otro gran beneficio: verás los momentos del día exactos que tienes libres para completar otras tareas.

¿Eres más productivo por las mañanas? Entonces puedes aprovechar los huecos libres que tengas en esas horas para hacer trabajos más pesados.

Cuando ya tengas el registro de tu tiempo hecho, estás preparado para pasar al siguiente paso.

 

2. Haz una lista con tus prioridades

Ya sabes qué horas libres tienes de tu tiempo. Ahora es el momento de analizar qué cosas tienes que hacer para gestionarlo mejor.

Coge un papel y un lápiz y haz una lista de todas las tareas que debas hacer durante toda la semana.

Da igual el tipo de actividades que sean: llevar a tus hijos a una clase, hacer la comida para el día siguiente, o entregar un importante reporte en tu trabajo.

Apunta TODO lo que debas hacer.

 

 

Una vez tengas esta lista hecha, debes clasificar cuáles son las tareas más importantes para ti.

Califícalas por orden de importancia poniendo un número al lado de cada una, y luego pasa la lista a limpio escribiendo la primera en otro papel, y el resto después.

Es importante que tus tareas con mayor importancia sean aquellas más prioritarias, necesarias y que no puedas aplazar, y que dejes las que no sean tan urgentes para otros momentos.

Las personas más exitosas pasan el mayor tiempo posible haciendo cosas que son productivas y dejan de lado o minimizan todo lo demás.

 

3. Planea toda tu semana

Las listas de cosas por hacer no son suficientes para una buena gestión del tiempo. Las tareas que debas cumplir deben tener horas asignadas para realizarlas.

¿Cómo puedes planear esto?

Toma el registro de tu tiempo que elaboraste en el punto 1, mira los huecos que tienes, y comprueba si hay alguno que puedas aprovechar para hacer las actividades más importantes que apuntaste en el punto 2.

Pero asegúrate de que tienes tiempo suficiente para hacerlo.

 

 

Si por ejemplo una de tus tareas prioritarias es dejar la comida preparada para los dos días siguientes, necesitarás (dependiendo del tipo de comida) unas 2 horas para prepararla.

Así que no intentes meter esa tarea en un hueco que tengas el miércoles de 30 minutos.

Una buena idea es que destines el 50% de tu tiempo a aquellas cosas o pensamientos con los que consigas la mayor parte de tus resultados.

 

4. Bloquea todas tus distracciones

Ver un vídeo en YouTube, mirar las actualizaciones de Facebook, revisar si nos han mandado un nuevo mensaje por WhatsApp…

A diario estamos rodeados de distracciones, y siempre prometemos que sólo les vamos a dedicar 5 minutos.

“Mi youtuber favorito acaba de subir un vídeo: voy a verlo y después sigo con lo que estaba haciendo“.

 

 

El problema es que ese ratito de 5 minutos para ver un vídeo se suele convertir en una, dos, tres horas de distracciones…

Así que bloquea ese tipo de distracciones, porque no te van a ayudar a finalizar las actividades que tienes entre manos.

Una nueva foto de un amigo en Facebook no te ayudará a terminar de limpiar y organizar tu armario de la ropa, ni contestar un mensaje de WhatsApp conseguirá que termines de hacer la comida antes.

 

5. El fin de semana también lo tienes que planear

Aquí es donde muchas veces la gente se vuelve un poco loca. Nadie quiere planear su tiempo libre.

Pero si realmente te importan estas horas libres, tienes que tomártelo en serio.

No te hablo de organizar tareas de tu empleo o cosas que son obligatorias (limpiar la casa, sacar al perro, etc.).

Te hablo de planear tu propia diversión.

 

 

¿Cuántos fines de semana al final te quedaste en tu sofá porque no planeaste nada con antelación?

Hay estudios que demuestran que somos más felices cuando planeamos nuestro tiempo libre y que “hacer nada” no nos hace felices.

Es más: somos más felices cuando hacemos algo que nos resulta fácil.

Y cuando te organizas bien, las cosas suelen ser mucho más sencillas de realizar que si no las planeas.

 

6. No dejes que tu mente vuele

Esto puede parecerte algo tonto, pero es increíble la cantidad de tiempo que perdemos cuando no nos concentramos bien en las tareas que estamos haciendo.

Si ahora mismo estás haciendo algo, y a la vez piensas en lo que debes hacer dentro de una hora, en la tarde, o el fin de semana, perderás mucha concentración.

Y al perder esa concentración, seguramente tengas de nuevo que volver dos pasos atrás a lo que estabas haciendo en ese momento. Y eso malgastará tu tiempo.

Una cosa que podrías haber terminado en 30 minutos, te llevará una hora entera acabarla.

 

 

Así que recuérdalo: cuando hagas algo importante, concéntrate solo en eso. No te dejes distraer por los avisos que saltan en tu celular, ni por una llamada al teléfono, ni por nadie que quiera distraerse contigo hablando un poco.

Focalízate en esa actividad y en el momento presente, y conseguirás un gran ahorro y gestión de tu tiempo.

 

7. Di NO cuando sea necesario

El último secreto para saber gestionar mejor tu tiempo es que aprendas a decir “NO” cuando lo necesites.

Parece que negarnos a algo está prohibido, que siempre tenemos que estar complaciendo a otros haciendo todo lo que nos piden.

Pero esto no es verdad.

No es necesario ser groseros o agresivos al decir que no a algo, se puede realizar de forma asertiva, es decir, defendiendo nuestros propios derechos pero respetando los de los demás también.

 

 

Por ejemplo:

– ¿Puedes ayudarme con esto ahora?

– No, lo siento, estoy ocupada con esto. Pero más tarde si tengo tiempo libre, puedo echarte una mano.

 

Esa es una respuesta asertiva, en la que dices “no” porque estás en tu derecho de querer terminar esa tarea en ese momento, pero respetas a la vez a la otra persona.

 

Tu tiempo es sólo tuyo, y tú eres la única persona que puede gestionarlo y responsabilizarte de tus acciones.

¿Qué otros métodos utilizas tú para gestionar tu tiempo cada día? Déjame un comentario aquí abajo y cuéntame tus consejos.