Cómo llevar una vida minimalista en el trabajo (6 técnicas infalibles)
Publicado el 11-05-2017
¿Cuántas veces llegamos al trabajo y nos estresamos con solo ver nuestra mesa? Esto, sumado a la falta de planificación y a querer contentar a todo el mundo, hace que nuestra productividad baje. Esto es lo que quiere contarnos con más detalles hoy Teresa Canive, de Sinnaps, en este artículo invitado.
Cada día tendemos más hacia una vida minimalista. La simplicidad es parte del éxito. Y así lo vemos en nuestra cotidianidad laboral.
Sin embargo, no es fácil alcanzar este estado de minimalismo. Por eso, en este artículo trataremos de identificar unos cuantos contratiempos, con el objetivo de aplicar después algunas técnicas infalibles.
¿Te acuerdas cómo era tu escritorio de trabajo hace unos años? Es curioso comprobar que cada una de las herramientas de nuestra mesa se va incorporando al escritorio digital del Cloud.
Esto es así, porque primero hemos simplificado nuestra cabeza. Sin embargo, a veces nos resistimos a dar salida a cosas que realmente no nos aportan nada, sólo ocupan un espacio muy valioso en nuestra mente. Más o menos, de esto se trata.
El minimalismo es una cuestión de espacio, de priorizar y de decir NO. Como apunta uno de los lemas de Confucio:
«La vida es simple, pero insistimos en hacerla complicada»
Aspectos que nos suelen incordiar en el trabajo
- Sobreproducción. Hacer más de la cuenta es tan peligroso como no hacer parte de nuestras actividades. Tu tiempo cuesta dinero, no lo olvides.
- Tiempos de esperas. La falta de planificación optimizada nos lleva a desperdiciar el tiempo con tiempos de espera superfluos. Hacer una planificación de proyectos flexible y realista, te ayudará a combatir estos tiempos.
- Transportes innecesarios. La logística es otro agujero negro que nos consume tiempo, dinero, esfuerzo y paciencia. Cada vez hay más empresas, cuyos equipos trabajan a distancia.
- Procesos tradicionales, supuestamente inamovibles. Quién no ha oído eso de «¡si se ha hecho así toda la vida!». Hay soluciones para mejorar procesos, aunque creas que tu procedimiento está superoptimizado. No tengas miedo a salir de la zona de confort, da el paso y experimenta.
- Inventarios o existencias innecesarias. A veces, nuestro stock de producción nos ocupa tanto o más espacio tanto en el almacén como en nuestra cabeza. Ten en cuenta una gestión de recursos optimizada.
- Posiciones o sistemas de trabajo incómodos para el equipo. Si no sabes cómo trabaja tu equipo o qué procedimientos le resulta mejor, no vas a saber cómo eliminar eso que no te deja avanzar. Solución: comunícate con ellos. Preocúpate por las cosas que les incomodan realmente. La llave para ello será generar confianza y esto sólo se puede lograr si te comunicas e involucras en sus círculos.
- Defectos y reparaciones. En muchas ocasiones, resultan inevitables. Sin embargo, no dejan de ser uno de los desperdicios que más frustración nos producen.
- Mala asignación de competencias en personal inadecuado. Es clave y pasa más de lo que nos imaginamos.
Al eliminar sólo alguno de estos desperdicios, notaremos enseguida cómo iremos más rápido, seremos más versátiles y tendremos tiempo para dedicarle a lo verdaderamente importante, que no tiene por qué ser lo más urgente.
Algunas técnicas para ser minimalista en el trabajo
1.Lean Thinking
Si has identificado lo que te distrae o todo lo que no aporta realmente a las necesidades de tus clientes, estás a un paso de eliminarlos. En esto consiste esta técnica. Deshazte de todo aquello que no aporta valor al cliente.
Lean significa ágil. Si quitas de tus espaldas, cabeza, escritorio o vida, verás lo ágil que te sientes. La automatización de procesos y el just-in-time son soluciones basadas en el Lean Thinking.
2. Técnica del NO
Infalible para aplicarla en todas las demás técnicas. Es la base del minimalismo. Todo profesional debe saber a decir ‘no’, para no perjudicar a lo que haya confirmado con un ‘sí’.
No podemos hacer todo y para eso trabajamos en equipo, confiamos y delegamos. Además, recuerda que el ‘no’ al final aporta valor al ‘sí’.
3. Meditación o Mindfulness
Muy utilizada por muchos directivos para aprender a centrarnos en una sola cosa, huyendo así de la aparatosa multitarea.
Con sólo diez minutos al día, no sólo buscaremos momentos de calidad y paz, sino que estaremos enseñando a nuestro cerebro a saber qué es lo verdaderamente importante para nosotros y cómo focalizarnos en ello.
4. Utiliza la Matriz de Eisenhower
Una herramienta tan simple como eficaz. Distingue entre lo urgente y lo importante.
En función de estos dos parámetros, podemos priorizar lo que tenemos que hacer ya mismo, lo que debemos planificar para más tarde, aquello que podemos delegar, y lo que debemos tirar a la basura de inmediato.
5. Usa diagramas en tu planificación
Una herramienta gráfica que simplifique todas tus tareas y las priorice al mismo tiempo, es básico para ahorra tiempo y esfuerzo.
Puede estar compuesto por muchas partes complejas o simples, pero su función principal será siempre la de transmitir visualmente la información de una manera lo más sencilla y directa posible.
6. La tecnología está de nuestro lado
Por suerte, cada vez tenemos más aplicaciones en el Cloud con las que podemos integrar todas las herramientas de nuestro escritorio.
Un ejemplo son apps sencillas que integran planificación, comunicación de equipo, gestión de costes o generación de informes. Por eso, haz una lista de todas las apps que usas a diario y descarta aquellas que te quiten más tiempo del que te aportan.
Aquí te dejamos una lista de aplicaciones gratuitas para un trabajo productivo.
Y recuerda, que la verdadera tendencia está en simplificar y en buscar momentos de verdadera calidad de vida, privada y laboral.
Autora: Teresa Canive es Responsable de Comunicación en Sinnaps. Sinnaps es una herramienta para planificar proyectos de forma automática según sus necesidades. Además, promueve el trabajo en equipo, predice riesgos, optimiza y controla recursos; simula escenarios y genera informes completos.