¿Cómo optimizar los procesos de tu empresa para ser más eficiente?

Publicado el 11-08-2017

¿Tienes una empresa que medio funciona pero que podría ir mejor? Pocas empresas analizan con lupa las actividades que desempeñan (desde la compra de materia prima hasta por ejemplo la selección de personal). Y eso es motivo de que sean poco eficientes  y no sean rentables 100 %. Hoy, Matías Riquelme, vuelve a pasar por Gananci para explicarnos cómo optimizar los procesos en una empresa. ¡Atentos!

 

Todas las empresas para alcanzar sus objetivos, desarrollan una serie de procesos orientados cada uno de ellos a determinados fines, además con una serie de recursos que apoyan la consecución del mismo. Por lo que resulta importante optimizar los procesos realizados y, de la misma manera, los recursos utilizados.

En primer lugar, tenemos que saber qué es un proceso. Entendemos por proceso la secuencia de actividades encauzadas en generar valor añadido, basado en los resultados obtenidos.

Todas las actividades desempeñadas dentro de una organización, desde la compra de materia prima, la producción, el mantenimiento, la administración, la selección de personal, hasta la atención al cliente, deben considerarse procesos y como tal merecen ser atendidos, estudiados y controlados para alcanzar la eficiencia adecuada.

En la actualidad muchas empresas incursionan en proyectos de mejora y automatización de sus procesos, con el fin optimizar los mismos y alcanzar mayores niveles de efectividad y eficiencia al menor costo posible.

Y de esta manera ser rentables y competitivos en el mercado, ya que una ventaja competitiva no solo se basa en la identificación del producto, también se apoya en la calidad de los procesos y la atención y servicio que recibe el cliente.

 

¿Cómo optimizar los procesos?

 

 

La mejora de los procesos está relacionada con los siguientes elementos:

• Reducción de los procesos críticos, minimizando errores, fallas y defectos en los productos y servicios.
• Eliminación de la duplicidad de los procesos, excluyendo las actividades que no generan valor.
• Optimización de los tiempos de entrega de los productos terminados, reduciendo considerablemente los tiempos en los diferentes procesos.
• Documentación de los procesos, buscando la eficiencia organizacional.
• Mejoramiento de la calidad, incrementando la satisfacción de los clientes.
• Aprovechamiento máximo de los recursos, apuntado al buen uso de la materia prima, maquinarias y equipos y horas trabajo.
• Reducción de los costos incurridos en los diferentes procesos.
• Utilización de herramientas metodológicas que resulten en un trabajo ordenado y controlado de las mejoras efectuadas.

La optimización se logra a través de:

 

A. La gestión de procesos

Estrategia empresarial a través de la cual se logra enlazar a los colaboradores y equipos de la organización para mejorar la comunicación corporativa y el enfoque hacia el cliente.

 

 

Trata de eliminar progresivamente barreras para clarificar los niveles de responsabilidad e identificar las actividades correspondientes a cada departamento, con el objetivo de lograr la organización adecuada de la compañía.

 

B. La mejora continua de procesos

Es más un complemento de la gestión, orientado al aumento de la productividad y la mejora incesante de la calidad de productos y servicios.

 

 

Dicha mejora continua debe aplicarse de forma dinámica, permitiendo la mejora constante e incorporación de los empleados en la identificación de aspectos que ameritan mejorarse, pensando en la satisfacción y necesidades del cliente.

 

¿Qué es la gestión de los procesos?

Es un enfoque disciplinado y metódico de gestión con el objetivo de mejorar el desempeño de la organización mediante la optimización de los procesos llevada a cabo con la identificación, diseño, organización, documentación, monitoreo y medición, continua, a fin de lograr resultados sólidos alineados con los objetivos de la organización.

 

 

Es importante tener presente también que durante la ejecución de un proceso, intervienen personas, recursos tecnológicos y materiales, tiempo, entre otros. Lograr mejoras requiere, no sólo tener clara la intención, también requiere utilizar determinados métodos  que permitan un trabajo ordenado, estandarizado y controlado.

De esta manera es notable la optimización de procesos, orientada en ayudar a la empresa a rediseñar sus procesos, reducir costos y mejorar la eficiencia. Minimizando a la par, las fallas y procesos defectuosos que  generan sobrecostos, disminuyen la  competitividad y afectan la rentabilidad de la organización.

 

Beneficios de la optimización de los procesos

 

1. Simplificación de los procesos y optimización de los recursos

Permitirá eliminar problemas asociados con la planificación errónea del proceso y de los recursos, tales como la falta de conocimiento del talento útil en la organización, sobreutilización del personal, problemas de asignación de recursos,  riesgos propios del proyecto, entre otros.

La estandarización de los procesos y optimización de recursos, puede mejorar la transparencia y el control de los mismos, que a la vez se resume en importantes beneficios para el negocio.

 

2. Reducción de costos y aumento de la rentabilidad

Permite evaluar fácilmente el desempeño del proceso y la utilización de los recursos, reduciendo los costos y asegurando la eficiencia y eficacia.

 

3. Resolución de problemas

 

 

Los problemas o conflictos  en cualquier proceso de la empresa, pueden tener efecto significativo en los ingresos, por tanto en la rentabilidad de la misma. Dicha optimización permite la detección simple de cualquier conflicto y la resolución oportuna.

 

4. Mejora en las entregas

Al optimizar los procesos, se genera un mejor desenvolvimiento general que trae consigo la mejora de los tiempos de entrega, que a la vez reduce costos y aumentar los márgenes de rentabilidad. Además permite equilibrar la carga de trabajo y se evitan períodos ociosos.

 

Qué ventajas tiene la optimización de procesos para el negocio

Cuando una empresa optimiza sus procesos, obtiene ventajas importantes como organización, esto se resume en el crecimiento y éxito de la misma. Estas ventajas son las siguientes:

 

 

-Garantiza la eficiencia en las actividades de la empresa. Incrementando su productividad basando la toma de decisiones en la medición de los recursos disponibles, la unificación de información para los distintos departamentos, Logrando mayor rentabilidad, y mayor satisfacción de los clientes.

-Mejora el compromiso de los empleados y progreso en los mecanismos de revisión y control de las operaciones de la empresa e Integración de proyectos.

-Facilita la automatización de fases intensas de trabajo en determinados procesos.

-Permite la evaluación continua y la optimización de los recursos, facilita las técnicas para identificar, solucionar y prevenir problemas y fallas.

-Favorece la ventaja competitiva, basada en el buen servicio y satisfacción del cliente.

 

Para concluir es importante tener claro que el punto de partida es la autoevaluación. En todo caso la organización debe ser consciente de su productividad, del empleo del tiempo y todos los recursos que dispone.

De esta manera, pretende abordar las mejoras que consideres necesarias basadas en un enfoque general y detallado de todos los procesos y las partes que intervienen en los mismos.

 

 

Descripción del autor: Matías Riquelme es Ingeniero Civil Industrial y blogger de tiempo completo. Es editor del sitio web Web y Empresas. Ha trabajado como analista e ingeniero en diversas compañías multinacionales y chilenas. Comparte sus experiencias y conocimientos en su sitio web en temas como administración de empresas, planificación estratégica, big data, inteligencia de negocios, investigación de operaciones y marketing.