10 pasos para la organización de “eventos outdoor” de empresa

Publicado el 16-11-2015

Hoy os traigo un post invitado muy interesante de Amazonia Team Factory, una empresa que se dedica a organizar eventos, especializada en diseñar actividades al aire libre para potenciar los valores del trabajo en equipo y desarrollar las competencias principales del alto rendimiento empresarial. Además, aprenderemos, si tenemos una empresa propia, a organizar nosotros mismos este tipo de eventos. ¡Atentos a los siguientes pasos!

 

Dentro de las posibilidades que tiene una empresa para organizar eventos, las más utilizadas son las que están dirigidas a miembros de la empresa.

Y es lógico, puesto que cualquier organización sabe que la satisfacción del personal es una fortaleza, y con estas actividades se pueden conseguir objetivos diversos como premiar los logros, dinamizar y fortalecer equipos, así como impulsar cambios en las relaciones, el rendimiento y la producción.

Teniendo en cuenta las características y condiciones del entorno laboral en el que cientos de trabajadores desempeñan sus funciones, no sorprende que las actividades outdoor para empresas sean una solución atractiva para el desarrollo personal y organizacional.

Los eventos outdoor se desarrollan (como su propio nombre indica) en el exterior, al aire libre.

Las actividades Outdoor estimulan la cooperación y la creatividad personal, y es un medio que ofrece una gran cantidad de posibilidades, ya que Outdoor también significa experimentar una vivencia  tan rica en matices como la vida misma.

 

 

Practicar diversos deportes de equipo al aire libre, desarrollar desafíos  en Naturaleza o participar en una gymkhana de equipo, permiten conquistar actitudes y destrezas (muchas veces, desconocidas para los participantes) que no podrían ser adquiridas sin el apoyo de esta vivencia.

 

¿Por qué estas actividades son tan exitosas?

Las actividades outdoor para empresas están cobrando mayor importancia y una de las razones principales es que, escogiendo este formato, se facilitan las relaciones interpersonales en un ambiente distendido.

Otra es que se compite sanamente (competición fair play) como si de un juego se tratara, pero manteniendo el afán de superación e incrementando las habilidades personales para resolver problemas.

Además:

• Son motivadoras y la motivación es un elemento imprescindible no sólo en el desempeño laboral, sino en la actitud hacia la empresa, el equipo y los compañeros de trabajo.
• Se trabaja la integración, la cohesión, la colaboración, la confianza y el compromiso desde una perspectiva experiencial.
• Las actividades outdoor se encuentran entre las dinámicas más adecuadas para proporcionar al trabajador el conocimiento de los miembros de su equipo o empresa. Y esto, en el entorno actual, es de suma importancia.
• Sirven para recompensar a los empleados mediante su participación en actividades lúdicas, de esta forma se sustituye el dinero por las experiencias (muchas veces imborrables).

 

¿Qué necesitas para organizar eventos outdoor?

Organizar un evento Outdoor requiere poner en marcha recursos muy diferentes a cuando organizas un evento Indoor.

Para explicártelo mejor, imagina al equipo de producción de una película que tiene que grabar en exteriores en vez de en un plató: necesita hacer localizaciones que cumplan una serie de parámetros, tramitar los permisos pertinentes, contar con  perfiles especializados que supervisen la seguridad…

 

 

Para que conozcas en detalle estas tareas, te proponemos 10 pasos para la organización de eventos outdoor de empresa, así podrás identificar y conocer las claves relevantes a la hora de organizar este tipo de eventos.

 

Primer paso: decide qué evento

Comenzamos con el planteamiento previo, es decir, el momento en el que nos tenemos que hacer una serie de preguntas, sin las cuales, probablemente, el evento estaría destinado al fracaso, pues se desarrollaría sin atender a las necesidades de los trabajadores y a las posibilidades reales de la organización.

Es importante tener en cuenta:

• ¿Qué objetivos pretendo conseguir?
• ¿Cuáles serán los perfiles y el número de participantes?
• Preferencias de los empleados, sugerencias e ideas (que posteriormente se valorarán).
• ¿Quiénes serán las personas encargadas de planificar, organizar y evaluar?
• Análisis de ventajas que posee la contratación de empresa externa para la organización.
• ¿Qué características reunirá la actividad outdoor que queremos?
• ¿En qué época del año quiero realizarlo?
• ¿De cuánto tiempo dispone la empresa para la realización de las actividades?
• ¿Con qué presupuesto contamos?

Te distingues por tus productos, por tus campañas de comunicación externa, ¿por qué no ibas a hacer lo propio a la hora de pensar en actividades para tu empresa?

Existe cierto hastío con respecto a los eventos basados en conferencias, con tediosas presentaciones que acaban en una reunión social en el bar hasta altas horas de la madrugada. Si estás buscando algo diferente y no temes innovar para crear una jornada inolvidable de convivencia e integración, no lo dudes, decídete por una jornada Outdoor.

 

 

Actualmente, las empresas se decantan por actividades outdoor de multiaventura en naturaleza,  karting, paintball, cooking, quads… Pero lo cierto es que la oferta se amplía y diversifica de una manera asombrosa, y ya no resulta excéntrico proponer un bautismo de buceo o un rally de autos locos.

 

Segundo paso: establece una fecha

Es preciso definir una serie de factores que influirán directamente en el buen funcionamiento de la actividad: se trata de la fecha y el horario del evento. Piensa en fechas que no estén muy cerca de puentes o vacaciones, si fuera así por muy divertidas que fueran las actividades, puede que la asistencia se viera afectada.

Y en cuanto al horario, tratándose de actividades outdoor, siempre se tendrá en cuenta la estación para definir la hora de comienzo, y así, evitar que finalicen una vez haya oscurecido.

 

 

Hay que contar (por supuesto) con las predicciones meteorológicas. Las empresas Outdoor dedicamos tiempo a observar la evolución del clima. Este elemento impredecible a largo plazo, lo manejamos desde 1 semana antes, tiempo en el cual podemos empezar a tener fiabilidad en las predicciones. A medida que se va acercando el día, la predicción se vuelve cada vez más fiable.

Para hacerle un seguimiento al tiempo, te recomendamos que elijas a una web que te ofrezca la máxima información posible. Nosotros usamos la página de www.eltiempo.es (de José Antonio Maldonado) porque nos ofrece una predicción por horas que nos resulta muy útil para planificar el evento.

Por ejemplo, ponte en el caso de que para el día del evento, la predicción es del 80% de lluvia (dato que nos ofrecen muchas páginas meteo). Pero, ¿y si la lluvia es a las 3 de la mañana y no afecta en absoluto a la programación del evento? Piensa en la importancia de este dato porque puede significar que canceles el evento cuando no era necesario.

 

Tercer paso: diseña el evento

 

 

Los contenidos, aunque sean meramente lúdicos deben estar adaptados a los participantes en función de los objetivos perseguidos. En general son actividades muy bien aceptadas, pero para poner en el centro de la actividad a los participantes se deben tener en cuenta sus necesidades.

Identifica y valora las incompatibilidades por algún tipo de enfermedad, aversión de algún miembro de la empresa a las alturas, o al agua…

Diseña y planifica el evento Outdoor, estableciendo los objetivos del desafío, creando los periplos de pruebas y juegos, construyendo las pautas de la competición, el timing… Define paso a paso las actividades, su duración y la implicación de los participantes. En esta fase, necesitas abordar el diseño con originalidad y entusiasmo, pero también necesitas el orden y la planificación.

 

Cuarto paso: configura los perfiles de trabajo

Asegúrate de que el departamento de Recursos Humanos de tu empresa tenga la capacidad y los recursos para conseguir un desarrollo impecable de la actividad outdoor. Si no es así, plantéate contratar un servicio externo: una empresa reconocida que esté especializada en el sector.

Además de los dinamizadores y facilitadores que guían la competición de los equipos, es muy importante contar con personal técnico que verifique y supervise la ejecución de las actividades outdoor, para que éstas se den en condiciones de máxima seguridad.

Por ejemplo,  si te has decidido por hacer actividades de aventura en naturaleza, debes contar con especialistas que conozcan el medio natural y que dispongan de los conocimientos y herramientas para guiar a los participantes en la experiencia.

 

Quinto paso: haz la localización y una planificación de medios

Es crucial buscar el lugar idóneo para el evento Outdoor. Dispones de múltiples opciones, en función del tipo de actividad que hayas elegido o diseñado. Tanto si lo organizas tú como si contratas a una empresa externa, es muy útil que supervises personalmente el lugar dónde se desarrollará el evento y las infraestructuras disponibles (baños, taquillas, restauración…).

Piensa en todos los materiales que vas a necesitar para el desarrollo de la actividad. Por ejemplo, si vas a desarrollar una orientación diurna para localizar un tesoro escondido, asegúrate de disponer de brújulas o GPS para su ejecución, de que los trazados de las coordenadas de localización sean correctos y de tener un arcón lleno de tesoros (de mentira) para los ganadores de la prueba.

Define los premios y recompensas para los ganadores de la jornada. Éstos pueden ser simbólicos (medallas, trofeos, nombramientos) o materiales, como unas invitaciones a algún espectáculo o vales para hacer alguna actividad en familia.

 

 

No olvides hacer también una planificación del transporte y de los servicios de restauración (si los hubiera). Ten en cuenta las intolerancias o alergias alimentarias de los asistentes, incluso, otras situaciones como la posibilidad de que alguien sea vegetariano. Evitarás así, disgustos a la hora de la comida. Si los servicios complementarios a la actividad son deficientes, los resultados y la satisfacción del evento se verán afectados negativamente.

 

Sexto paso: pon en marcha la convocatoria

Comunica los detalles de la actividad (por el medio que consideres más eficaz), incluyendo la programación detallada (lugar, actividades, descansos, almuerzo, etc.). Asegúrate de que la invitación llegue personalmente a cada uno de los participantes.

Cuando organizamos algo diferente, donde todos tienen que salir de su zona de confort, surgen todo tipo de preguntas y dudas: tienes que estar preparado para responder a la avalancha de interrogantes que se te avecinan:

• ¿Qué pasa si llueve?
• Me operaron hace 2 años de una rodilla, ¿puedo hacer yo las actividades?
• Padezco de dolor de espalda, ¿es apta la actividad para mí?
• ¿Qué tipo de indumentaria debo llevar?…

Nos entra demasiada incertidumbre cuando nos enfrentamos a lo desconocido, por tanto, la mejor manera de mantener la expectación y, a la vez, infundir la suficiente confianza es disponer de toda la información y ser capaz de transmitirla adecuadamente.

 

Séptimo paso: coordina tu equipo de trabajo

Es el momento de unir todos los esfuerzos, de hacer que todos los instrumentos de la orquesta suenen armónicamente. Para ello, se requiere de liderazgo y de un proceso de ajuste y afinación.

En esta fase, aplicamos todas las técnicas y herramientas que conocemos de la gestión de proyectos y personas: si sabemos rodearnos del equipo adecuado, de los proveedores que nos dan garantías, y permanecemos concentrados sin perder de vista el objetivo, se incrementan considerablemente nuestras posibilidades de éxito.

 

Octavo paso: el gran día del evento outdoor

Es el día de la puesta en escena, donde nos lo jugamos todo.

 

 

Es importante que 3 días antes del evento, conozcas el parte meteorológico para el día de la actividad. El clima es un elemento decisivo en las jornadas Outdoor, ya que cuando acompaña las actividades salen espectaculares, pero cuando llueve, puede significar la cancelación del evento.

En este caso, si la fecha se puede mover, es recomendable cambiarlo para una más favorable; en el caso de que la fecha sea inamovible, nuestra recomendación es que se tenga preparada una alternativa Indoor.

Aunque también os tengo que comentar que en Amazonia Team Factory hemos tenido a clientes excepcionales a los que no les han importado que lloviera y han asumido el clima desfavorable como un elemento más del desafío. Todo se soluciona con unas buenas capas impermeables, os lo aseguro.

Comprueba que todo el mundo esté en su posición y bien comunicado: en Amazonia Team Factory conectamos a todo el equipo de proyecto por walkie-talkie y abrimos distintos canales de comunicación para los técnicos, los dinamizadores y el coordinador del evento.

Estamos en plena naturaleza y esto nos garantiza que la información fluirá y que podremos tomar decisiones con respecto a las deviaciones que surjan (circunstancias inesperadas, retrasos, cambios de última hora).

Sobre todo, relájate, vive la experiencia con entusiasmo y confía en tus recursos.

 

Noveno paso: evalúa los resultados y obtén feedback

Evalúa los resultados, empezando por la satisfacción, y finalizando por comprobar si los objetivos que se pretendían (motivación, cohesión del equipo, mejora del desempeño…) se han cumplido.

Recoge el feedback de los asistentes: sus sensaciones, cómo se han sentido, qué se llevan del evento. Aprovecha toda esa energía positiva para alinear sus motivaciones y aumentar el compromiso hacia ellos mismos, el equipo y la empresa.

 

 

Toma buena nota de todo aquello que puede ser mejorado y de todo lo que fue un éxito, porque en ambas situaciones hay un aprendizaje para ti.

 

Décimo paso: volver a casa

Vuelta a la rutina, pero sintiéndonos renovados y revitalizados.

Y en tu caso, que has estado implicado en la organización del evento, te deseamos que te hayas quedado con ganas de volver a organizar una nueva actividad outdoor para empresas, aunque tengas que esperar un tiempo para ello. Esto te lo decimos desde el corazón, porque nos apasiona nuestro trabajo y nos gusta lo que hacemos.

Volver transformados nos permite afrontar las cosas del día a día con una nueva visión, y si somos capaces de ver las cosas distintas, nuestros resultados serán diferentes. La experiencia vivida nos ha dejado un punto de partida excelente para seguir trabajando la identidad corporativa, los valores que nos unen y el sentimiento de pertenencia al equipo y a la empresa.

 

 

Espero que te hayan resultado útiles estos 10 pasos para la organización de eventos outdoor de empresa. Nos  gustaría que te quedaras con una idea:

“las actividades al aire libre son generadoras de motivación y creadoras de dinámicas interpersonales muy positivas”

Es complicado conseguir los mismos resultados en un evento Indoor, ya que la experiencia que puedes ofrecer con las actividades Outdoor involucra a los participantes de forma intensa y productiva. Los efectos, además, nos consta que son duraderos en el tiempo.

 

Amazonia Team Factory es una empresa de organización de eventos Madrid, que propone dinámicas outdoor muy especializadas y diseñadas especialmente para los equipos de trabajo, entre las que destacan los “Team Event”, un tipo de evento Outdoor que se desarrolla en plena naturaleza (en los árboles), y que combina impacto, ingenio y destreza para mejorar la toma de conciencia individual y en equipo.

 

Imágenes | Amazonia Team Factory