¿Qué documentos y trámites necesitas para abrir tu negocio?

Publicado el 23-12-2016

¿Quieres iniciar un emprendimiento? Si es así, seguro que ya has pensado en cosas como qué tipo de empresa va a ser, los productos o servicios que vas a vender, dónde vas a colocar tu local…

Pero ¿qué pasa con los trámites para abrir tu negocio? ¿Sabes qué papeles necesitas, o dónde los tienes que presentar?

La mayoría de emprendedores que comienzan por primera vez su aventura en el mundo empresarial olvidan que hay una serie de documentos muy importantes sin los que un negocio no puede existir.

Y cuando se dan cuenta de ello ya es demasiado tarde, y el tiempo que tardan en hacer estas gestiones les obliga a retrasar la apertura de su empresa varias semanas o incluso meses.

Para que a ti no te pase lo mismo he creado esta guía en la que te explicaré todos los documentos obligatorios que tendrás que preparar para que tu negocio esté listo a tiempo y lo hagas de forma totalmente legal.

Sólo recuerda una cosa: cada país, e incluso cada departamento o comunidad autónoma, tienen también sus propias normativas y trámites que pueden cambiar de un lugar a otro.

Así que aunque tengas todos los documentos que a continuación te enseñaré, debes informarte también de si necesitas algún papel específico que te pidan en tu ciudad.

Para conseguirlo puedes ir a tu ayuntamiento, y pedirles allí ayuda para que te digan si tienes todos los documentos en regla, o si te falta alguno más que debas gestionar.

 

Si lo necesitas, busca ayuda

Hacer los trámites para abrir un negocio puede ser un auténtico dolor de cabeza. Deberás acudir a distintos sitios, rellenar bastantes papeles, y firmar tantos documentos que al final no te acordarás ni de tu propio nombre.

Pero aunque te parezca un laberinto de papeles, en realidad no son trámites complejos y cualquier persona puede hacerlos.

Lo único que debes tener es calma y paciencia, porque estos documentos suelen tardar algún tiempo en gestionarse, y por eso es buena idea que prepares todos los papeles que necesitas con antelación suficiente.

Si necesitas ayuda para gestionar o informarte del proceso completo también puedes ir a sitios donde te ayudarán mucho, como asociaciones empresariales, cámaras de comercio, o a tu ayuntamiento.

 

 

¡Cuidado con las multas!

Aunque después de leer todo lo anterior el papeleo te parezca algo complicado, relájate: sólo tienes que organizarte bien, apuntar todos los documentos que necesites y dónde presentarlos, y luego hacer el trámite correspondiente.

Pero no caigas en la tentación de no realizar los trámites para abrir tu negocio porque te parezca algo aburrido o una pérdida de tiempo.

Si después de abrir tu empresa no tienes todas las licencias, permisos y autorizaciones necesarios, y las autoridades te cazan, puede tener consecuencias muy graves para ti y tu negocio.

La primera es que cerrarán completamente tu emprendimiento hasta que todo se haya solucionado.

Tendrás que seguir pagando todos los gastos que tengas en esos días, pero no generarás beneficios porque tu negocio estará cerrado.

 

 

Es decir, estarás perdiendo mucho dinero durante ese tiempo.

Pero la peor consecuencia es esta: tendrás que pagar una multa por no tener todos los papeles en regla.

Esta sanción dependerá mucho de la infracción cometida, pero puede ir desde los $3.000 hasta más de $40.000 si es algo muy grave.

Y eso para la mayoría de los negocios y sus dueños supone no sólo el cierre de la empresa, sino también tener grandes deudas que quizás estés años y años pagando.

Así que si no quieres que te pase esto, no seas flojo y ten todos tus papeles en regla antes de la apertura de tu emprendimiento.

 

Los 4 trámites GENERALES para abrir cualquier negocio

En los negocios existen dos tipos de trámites que dependen del tipo de empresa que vayas a abrir. Unos son los generales, los cuales son iguales para cualquier empresa que vayas a poner.

Y los segundos tipos de trámites son especiales dependiendo de cuál sea tu emprendimiento.  Por ejemplo, si quieres abrir una tienda de ropa, seguramente no es necesario ningún permiso especial.

Pero si deseas iniciar otro negocio como abrir un restaurante, necesitarás licencias especiales como por ejemplo de bebidas alcohólicas (si las vas a vender), una ordenanza de medidas higiénicas, etc.

Aquí voy a explicarte los documentos generales que necesitarás para abrir tu negocio, sea cual sea tu tipo de empresa.

 

1. Alta en el registro de contribuyentes (Hacienda)

Lo primero que debes hacer es inscribirte en el registro de contribuyentes para darte de alta como una persona que va a iniciar una actividad económica (poner tu negocio).

En la mayoría de países tendrás que ir a tu administración de Hacienda y hacer estos papeles allí.

El primer trámite que debes hacer es una preinscripción en la que solicitarás cita para rellenar los formularios necesarios en tu oficina de Hacienda.

Después te pedirán tus datos básicos (nombre, apellidos, dirección, número de cédula o del carnet de identidad) para realizar la inscripción final, y poder obtener un número de identificación de tu negocio.

Con esto, tu empresa quedará inscrita en el registro como un nuevo negocio para poder empezar a comerciar en ella.

El tiempo que tardarán en resolver tu solicitud dependerá de tu país y tu ciudad, pero normalmente suele tardar entre 1 día hasta unos 15 días.

 

 

2. Inscripción en el Registro Mercantil

El siguiente sitio al que debes acudir es al Registro Mercantil. Todas las personas que quieran abrir un comercio deben matricular allí su negocio para que quede registrado.

En la mayoría de países, este registro mercantil debe renovarse anualmente, es decir, cada año tendrás que renovarlo y pagar los impuestos que te correspondan.

 

3. Alta en el Seguro Social de Salud

Este organismo tiene dos nombres distintos dependiendo del país de Latinoamérica en el que estés o si vives en España.

En algunos lugares se le llama simplemente la Seguridad Social, y en otros es Seguro Social de Salud.

En cualquier caso deberás acudir allí e inscribir tu empresa también en este organismo, y si vas a contratar empleados también, debes darlos de alta para que coticen en el seguro de salud.

 

 

4. Registra tu licencia de apertura

La licencia de apertura es el documento en el que se indica que el local para tu negocio tiene todas las condiciones necesarias para que empieces a comerciar en él.

Tu local tiene que contar con distintas características dependiendo del tipo de empresa que vayas a establecer allí.

Por ejemplo, si va a ser un sitio de comidas, deberá estar bien ventilado para que los humos de la cocina no se concentren dentro; si es una tienda de ropa, no deberá tener humedades que puedan afectar a la salud de los empleados o los clientes, etc.

Esta licencia es obligatoria para todos los locales en los que se vaya a montar un negocio, y deberá registrarse al nombre del dueño de la empresa.

Para solicitarla, tienes que ir a tu ayuntamiento, donde te pedirán que llenes un impreso en el que tendrás que decir cuál es tu emprendimiento, qué actividades harás en él, y cuáles son las características del local donde estará tu negocio.

El plazo en el que te entregarán tu licencia dependerá del trabajo que tengan en el ayuntamiento, pero puede llegar a ser desde unas pocas semanas hasta incluso meses.

Aunque antes de darte la licencia definitiva, si el ayuntamiento aprueba tu solicitud, te darán una licencia provisional con la que podrás abrir tu comercio mucho antes.

 

 

Los 3 trámites ESPECIALES para abrir tu negocio

Los anteriores documentos son las licencias generales que todo negocio debe tener antes de arrancar. Pero hay una serie de permisos especiales que necesitarás conseguir dependiendo del tipo de empresa que vayas a montar.

 

1. Licencia de obras

¿Has arrendado un local pero necesitas instalar estanterías, cambiar el piso, picar una pared, o reemplazar todo el sistema eléctrico?

Entonces debes tener una licencia de obras.

Antes de comenzar con las remodelaciones, deberás pedir cita con un técnico municipal de tu ayuntamiento para que éste vaya a ver el local, indique las obras que son necesarias hacer, y apruebe las que tú quieres realizar.

Cuando ya tengas esta licencia en tu poder, podrás hacer los cambios que deseas.

Si se trata de una obra mayor, cuando termines la remodelación deberás llamar de nuevo al técnico para que haga otra inspección y apruebe lo que has cambiado en tu local.

 

 

2. Medidas para evitar ruidos

Si en el comercio que vas a arrancar va a haber actividades con una gran cantidad de ruidos o vibraciones (cafeterías, centros de educación, espectáculos, etc.), necesitarás tomar las medidas necesarias para acondicionar tu local y evitar que esos ruidos salgan al exterior.

Lo primero que deberás hacer es pedirle a un técnico que firme un estudio del ruido que se podrá generar dentro de tu local, y qué medidas se deben tomar para evitar esa contaminación acústica.

Luego tendrás que poner en marcha esas medidas siguiendo las instrucciones de dicho técnico. Por ejemplo, puede que te pida que pongas aislamientos especiales en una zona concreta, una doble puerta, etc.

Una vez hecho esto, ese experto pasará de nuevo para comprobar que todo está correcto, y te dará el permiso final aprobando que tu negocio puede abrir.

 

 

3. Licencia de venta de bebidas alcohólicas

No sólo los bares de copas venden bebidas alcohólicas; también hay restaurantes familiares, cafeterías, o tiendas de alimentación donde se ofrecen estos tipos de productos a los clientes.

Así que si en tu negocio vas a servir algún tipo de bebida con alcohol, tendrás que dirigirte a tu ayuntamiento para solicitar esta licencia especial.

 

 

Todos estos son los permisos que necesitarás para iniciar la mayoría de comercios físicos. Pero como ya te dije antes, debes investigar e informarte por si tu emprendimiento o en tu ciudad piden alguna otra licencia adicional.

¿Qué te parecen estos trámites para abrir un negocio? ¿Son menos de los que tú pensabas? ¡Déjame un comentario aquí abajo y cuéntamelo!