Cómo llevar la contabilidad de tu negocio en 6 simples pasos

Publicado el 02-04-2018

Toda empresa, sea grande o pequeña, siempre tendrá una preocupación constante: cómo llevar la contabilidad del negocio.

Manejar las cuentas es una actividad obligatoria para todo emprendedor, al menos si quieres tener un orden en tu negocio.

A fin de cuentas, si no controlas los gastos y los ingresos que tienes en tu emprendimiento, no podrás saber qué debes hacer para mejorar, o si tu negocio está triunfando o se está yendo a la ruina.

En vez de ver esto como una carga o algo negativo, míralo por el lado bueno: la contabilidad ayuda a tu negocio en tres aspectos importantes:

• Manejo de documentos: es fundamental tener un buen manejo de los papeles importantes de la empresa. Incluso la ley lo ordena.
• Manejo de impuestos: aquí se registran todas las operaciones del negocio que están sujetas a impuestos, cada cierto periodo se debe calcular el impuesto a pagar.
• Manejo de las cuentas: viendo la situación financiera del negocio es más fácil tomar decisiones y evaluar el progreso del plan de negocio.

 

Un buen manejo de las finanzas de tu negocio es crucial para sobrevivir a la difícil economía en la que vivimos y a la propia competencia que encontramos en nuestra industria.

Es importante ser cuidadoso con las decisiones financieras desde el principio, no solo se trata de tener la idea para empezar un negocio. Toda compañía necesita una estructura financiera sólida que esté generando ganancias para realmente ser un negocio rentable.

Tener la contabilidad bajo control es vital para el éxito de tu compañía.

No solo se trata de hacer un buen marketing en redes sociales o diferentes medios, un negocio también requiere de esas tareas de oficina que tal vez no se te pasaron por la cabeza al empezar, pero de pronto te das cuenta que debes hacerlo y requiere algo de tiempo.

Existen algunos emprendedores o empresarios que son expertos en el manejo de las finanzas y administración de sus negocios, han estudiado alguna carrera relacionada o tienen experiencia en el sector.

Este post va dirigido al resto de personas. Si eres de los que iniciaron su negocio propio sin experiencia en finanzas, y decidiste apostar por tu gran idea o pasión, voy a ayudarte aquí a saber cómo manejar también los números.

¿De qué te sirve llevar la contabilidad de tu negocio? Muy aparte que es obligación de cada compañía llevar un registro contable para el correcto pago de impuestos, te sirve para hacerte una mejor idea de cómo le está yendo financieramente a tu negocio.

Cuándo tienes una idea exacta del dinero que ingresa y sale, puedes ver si tu negocio verdaderamente está ganando dinero y tienes una visión más amplia de este.

Llevando la contabilidad puedes saber el total de las ventas hechas, el total de los gastos realizados, el inventario de tus productos, las deudas, cuentas por cobrar, etc.

¿Estás listo para aprender a llevar la contabilidad de tu negocio? Entonces sigue leyendo, porque aquí te voy a enseñar todo lo que necesitas saber.

 

 

Cómo llevar la contabilidad de una empresa paso a paso

 

1. Consigue un programa de contabilidad

Un ordenador es esencial para cualquier negocio y es aquí donde podemos llevar toda nuestra contabilidad. Gracias a programas diseñados para llevar la contabilidad de una empresa, podemos ahorrarnos mucho trabajo.

Estos programas están hechos para que toda la información sea ingresada y el propio software haga las cuentas, arroje reportes y te dé una visión más completa de la situación financiera de tu negocio.

Debemos tener un software que cuente con almacenamiento en la nube, así tenemos toda nuestra información segura. ¿Qué sucedería si el ordenador deja de funcionar o es robado? Teniendo la información en la nube, no se perderá.

Si estamos muy cortos de presupuestos, tenemos la alternativa gratis de usar Excel. Más adelante explicaré cómo podemos llevar la contabilidad con el famoso programa de hojas de cálculo.

 

 

2. Registra todas las operaciones de tu negocio

Como mencioné arriba, es recomendable llevar un registro diario. Se debe registrar todas las operaciones que se hacen en el día y sus respectivos documentos. Aquí es donde un programa contable te puede facilitar la vida.

Tendrás que tomarte el tiempo de hacer esto todos los días. Tanto para el dinero, como para los bienes que se venden y adquieren.

Sé cuidadoso al momento de registrar los ingresos y los gastos del negocio, un pequeño error podría traerte un dolor de cabeza si las cuentas no concuerdan.

Es importante tener registro de todos los gastos relacionados al negocio, por más mínimo que sea. Nuestro negocio debe ser capaz de cubrir todos los gastos y costos involucrados.

 

 

3. Guarda la documentación de tus operaciones

Además del registro de los ingresos y gastos, debes guardar la documentación que sustenta cada operación. Siempre debes tener el documento que pruebe que se realizó dicha transacción.

Debes pedir facturas, recibos y cualquier justificante para cada operación de la empresa. Es tu obligación para poder cumplir con tus obligaciones fiscales y todo sea transparente en tu negocio.

También debes guardar los documentos legales de la empresa, como las licencias, permisos, certificados y cualquier documento legal que sea importante para el negocio.

Se debe mantener estos documentos actualizados y en un lugar seguro, tanto online como offline.

 

 

4. Lleva el control de los bienes del negocio

El valor de tu negocio también está representado en su patrimonio, inmueble, equipo, bienes, inventario, etc.

Todo lo que sea parte de tu negocio debe estar correctamente registrado: productos adquiridos, fabricados, materias primas, productos no terminados, defectuosos, vendidos, destruidos, etc. todo esto debe ser tomado en cuenta.

También se debe registrar la depreciación del equipo e inmueble, esto es como un gasto que tu negocio debe poder cubrir.

El inventario también debe registrarse, si es posible, día a día. Así nos aseguramos de gestionar correctamente el stock de los productos.

 

 

5. Identifica los impuestos a pagar

Debes conocer la fiscalidad de tu negocio. Toda venta está sujeta a un impuesto y el negocio en sí también. Dependiendo de las leyes de tu país o ciudad, sabrás cuál es el porcentaje a pagar de impuestos y cualquier costo asociado al rubro de tu negocio.

Esto se tiene que fijar en el programa contable para que la deducción sea automática.

Toda empresa debe ser capaz de pagar sus impuestos. Si la empresa no cuenta con los fondos, es porque las cosas se están haciendo mal y el negocio no está produciendo las ganancias suficientes.

Es tu obligación conocer tus responsabilidades como empresario y no dejarte sorprender con multas por incumplimiento de la ley. Saber cómo funciona el calendario fiscal te ayudará a mantenerte al día en este aspecto.

 

 

6. Haz un balance de tus cuentas

La única forma de ver la salud financiera de tu negocio es en un balance contable. Este balance contable te muestra gráficamente lo que tienes (activos), lo que debes (pasivos) y lo que vale tu negocio (patrimonio).

Afortunadamente, esto lo puede hacer el software de contabilidad de manera automática o Excel, depende de lo que uses. Si has registrado todas tus operaciones, no tienes mucho trabajo que hacer.

Te puede dar el estado de resultados, flujo de caja y balance general.

Lo único que tendrás que hacer es analizarlos detenidamente para ver en qué estás fallando y qué puedes mejorar en tu negocio para reducir costos y aumentar las ganancias,

Estos reportes se suelen realizar mensualmente y anualmente. Sirven para que la junta administrativa o socios vean el reporte de la empresa y se deben presentar a la entidad fiscal que regula tu empresa. Son los resultados del negocio.

También sirven para presentarlos como prueba de cómo va el negocio y poder adquirir más recursos (por ejemplo, si quieres pedir un préstamo para expandir tu emprendimiento).

 

 

Si has seguido todos los pasos, ¡felicidades! Estás haciendo un gran trabajo por la salud financiera de tu negocio.

Tienes todos los documentos y papeles en orden, además de un buen manejo de las finanzas.

Aunque la contabilidad no nos trae ganancias directamente, sí nos ayuda a ganar más dinero gracias a un mejor entendimiento de nuestra situación.

Un gran error es ver la contabilidad como un gasto más, es lo más común si consideramos contratar un contador para que se encargue y adquirir algún software contable.

Sin embargo, si tú estás dispuesto a dedicarle algo de tiempo al aspecto contable de tu negocio, te alegrará saber que puedes ahorrarte el hecho de comprar un software contable y usar un programa de hojas de cálculo que ahora mismo tienes en tu ordenador: ¡Excel!

Así que a continuación te voy a enseñar a llevar la contabilidad de tu empresa con ese programa, y así ahorrarte dinero en tener que comprar un programa de contabilidad.

 

Cómo llevar la contabilidad de una empresa en Excel

Excel es una herramienta poderosa para capturar datos y es muy usada por los negocios para el registro de las operaciones contables. Incluso puede generar estados financieros y darte los reportes necesarios para mantener todo el aspecto contable de la empresa bajo control.

Las hojas de cálculo son de mucha utilidad porque nos permiten manejar una gran cantidad de datos. Junto a las funciones que nos ofrece Excel, tenemos una poderosa herramienta para gestionar las finanzas de nuestra empresa.

Tenemos que llevar el control de nuestras ventas, ingresos y gastos, la gestión del stock, pagos, etc. ¡Son muchas cuentas!

Ingresar todos estos datos en Excel nos permitirá realizar consultas específicas por mes y por año, así podemos ver si estamos gastando de más, cuánto ganamos y en qué podríamos mejorar.

Toda esta información nos ayudará a tomar mejores decisiones para nuestra empresa.

Debemos tener en cuenta que Excel nos ayudará a llevar el registro de las cuentas del negocio, pero si llevamos cuentas muy complejas y grandes, tal vez sea más trabajoso o no pueda gestionar todo correctamente.

Tampoco es una solución automática, tenemos que ingresar los datos manualmente y existe la posibilidad de cometer errores.

Podemos decir que es una solución ideal para los pequeños negocios que no tienen mucho presupuesto. Sin embargo, la parte más difícil es montar el sistema correcto para llevar nuestra contabilidad.

 

 

Gracias a las plantillas de Excel, tenemos hojas de cálculo pre-diseñadas para llevar nuestra contabilidad de manera eficaz.

Es una manera fácil de organizar la contabilidad y de ahorrar dinero en lugar de comprar programas de contabilidad.

El propio Excel te ofrece plantillas diseñadas para negocios, solo se debe configurar ciertos aspectos para adecuarla a las necesidades y características de tu empresa.

No necesitas conocimientos informáticos avanzados para llevar tu contabilidad en Excel.

Otro aspecto a tener en cuenta es la seguridad. Sabemos que Excel funciona con archivos en nuestro ordenador, pero como mencioné anteriormente, no sabemos cuándo pueda suceder algún imprevisto y perder todo.

Lo mismo que encontramos en Excel, también aplica para Google Sheets, que es una gran alternativa ya que todos nuestros datos estarán guardados automáticamente en la nube.

Esto es una ventaja para aquellos que están familiarizados con el sistema de Google, de igual manera Office también ofrece su propio almacenamiento en la nube. Es importante tener presente la seguridad de nuestros datos.

Entonces, ¿cómo empezar a usar Excel para llevar la contabilidad de nuestra empresa?

Lo primero es asegurarte que realmente puedes usar Excel. Si no estás familiarizado con este programa, puede ser complicado al principio.

Tienes que dedicarle algo de tiempo a aprender el correcto uso de las hojas de cálculo. Cualquier persona puede aprender, solo tienes que estar dispuesto a hacerlo.

El primer paso es ir familiarizándote con las plantillas. Abre Excel y lo primero que verás son las diferentes plantillas disponibles.

Por defecto vemos el “Libro en Blanco”, pero si te pones observar las demás, verás todas las posibilidades que Excel te ofrece.

Tenemos la barra de búsqueda donde podemos filtrar las plantillas que se nos muestran.

Podemos probar con la categoría “Empresa” para encontrar alguna plantilla que se acomode a las necesidades de nuestro negocio.

 

 

Una vez hayamos identificado la plantilla que queremos usar, lo más recomendable es que alguien nos guíe por el proceso de uso. Algunas plantillas no incluyen instrucciones y podemos estar confundidos en primera instancia.

Afortunadamente, podemos recurrir a YouTube donde encontraremos tutoriales específicos sobre estas plantillas.

Tomándote el tiempo para aprender el uso correcto de alguna plantilla, te ayudará a entender la interfaz y las funciones que deberás usar para sacarle el máximo provecho.

También podrás hacer los cambios o ajustes necesarios para adaptar la plantilla a tu negocio.

Si vas a realizar algún cambio o ajuste, hazlo al principio. Imagina que llevas un buen tiempo usando una plantilla y queriendo modificar algo cometes un error. Te estarás arriesgando a perder información y tiempo.

Al final, irás aprendiendo por prueba y error. Empieza a llenar tus datos y ve aprendiendo. Una vez que entiendas cómo funciona y tengas más confianza, el proceso será más simple.

Todo dato que ingreses en la hoja de cálculo se puede almacenar y re-utilizar, haciendo que sea más fácil que manejar una calculadora para operaciones simples.

Además, a partir de esos datos puedes crear estadísticas y gráficos de distintas formas.

Con tantas, opciones puede que no sepas cómo empezar. Aquí te nombraré las 6 plantillas de Excel cruciales para llevar la contabilidad de tu negocio:

• Factura simple: Tendrás que entregar facturas y tienes distintas plantillas de facturas disponibles para escoger.
• Informe de ventas: Esta la plantilla es la forma más fácil de llevar un control de las ventas. Puedes ver las ganancias que obtienes de la actividad comercial.
• Estado de flujo de efectivo: Este reporte nos sirve para ver el dinero que hay disponible en el negocio. Aquí ingresaremos los movimientos de dinero realizados a diario en la empresa.
• Lista de inventario: Si manejas stock de productos y los vendes, aquí puedes mantener el registro de todos los productos comprados o fabricados y vendidos. Con sus costos, precios y cantidades.
• Estado de ganancias y pérdidas: Todo negocio necesita saber si se está ganando o perdiendo dinero. Aquí se totalizan los ingresos y gastos para llegar a una conclusión final.
• Balance general: Este es el reporte final. Te permite saber la posición financiera de tu negocio: activo, pasivo y patrimonio.

 

Conforme vaya creciendo tu negocio, necesitarás otro tipo de plantillas y registrar más información. Estas plantillas mencionadas son las que todo negocio debe tener y Excel ofrece gratuitamente.

Otra ventaja es que puedes importar datos de otras fuentes. Por ejemplo, puedes pasar datos de facturas electrónicas, reportes bancarios, etc. a tu hoja de cálculo para registrar tus actividades contables, algo que nos hará la vida más fácil.

Cuando las empresas crecen, las cuentas también lo hacen y la contabilidad resulta más complicada.

En algún momento, Excel puede dejar de ser lo suficientemente eficiente para las necesidades de tu negocio.

Es ahí cuando te ves obligado a adquirir un software contable y posiblemente ya tengas a algún profesional en el tema para que se encargue de este aspecto.

Sin embargo, la transición puede ser difícil. ¿Qué hay de toda la información almacenada en Excel? ¿Se perderá?

Excel se puede integrar con muchos de los programas contables más conocidos. Estos programas te dan la posibilidad de importar todos tus datos de Excel y así no se pierde nada.

También podrías seguir usando las hojas de cálculo con tu programa contable.

Si todavía no manejas Excel, esta es tu oportunidad para perderle el miedo. Empieza a registrar tus cuentas y lleva la contabilidad de tu negocio con éxito.

 

 

Llevar la contabilidad de un negocio no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Solo es cuestión de organizarnos y aprender cómo se deben manejar las finanzas de la empresa.

Con la ayuda de programas contables o Excel podemos llevar la contabilidad de la empresa sin problemas. No es necesario empezar contratando a un contador, tú mismo puedes registrar las cuentas de tu pequeño negocio.

Una de las razones más comunes por la cual la mayoría de negocios fracasan, es por un mal manejo del dinero. Se quedan sin dinero y ya no pueden cubrir sus propios costos.

Otra razón por la que muchas personas no se deciden a empezar un negocio es porque tienen miedo de la parte contable. Piensan que es un aspecto muy difícil y tendrán que contratar a alguien sí o sí.

Gracias a toda la información disponible hoy en día, y a programas como Excel, nosotros mismos podemos encargarnos de la contabilidad del negocio.

Unos minutos al día es suficiente para mantener todo bajo control. Organízate y no dejes esta importante actividad para el último momento.

Y tú, ¿cómo llevas la contabilidad de tu negocio? ¡Déjame tus comentarios aquí abajo!